Mandati registri 01

MANDATI DI PAGAMENTO (REGISTRI)

1584-1691; 1811-1951

Unità archivistiche: regg. 385

La serie è stata articolata in due sottoserie: la prima comprendente i registri prodotti nel periodo di antico regime, conservati ininterrottamente per gli anni 1584-1691; la seconda costituita dai registri dell’arco cronologico 1811-1951. Nel 1811 i tradizionali registri adottati in epoca moderna furono sostituiti da registri in forma di bollettari madre/figlia, dei quali in questa serie si conserva, salvo isolate eccezioni, la metà “madre” del registro, mentre le singole bollette sono state collocate nella serie 15.

La procedura di liquidazione contabile adottata in epoca di antico regime prevedeva come prima fase l’emissione da parte del soggetto erogante beni o servizi di una “polizza” (tipologia documentaria analoga all’attuale fattura o notula), come seconda fase l’emissione del mandato di pagamento da parte dell’Arca, come terza fase il rilascio di ricevuta o quietanza da parte di chi aveva ricevuto il pagamento. In epoca di antico regime i mandati erano emessi sotto la presidenza del cassiere di turno e redatti dal cancelliere, che talvolta li sottoscriveva in forma autografa. Il 27 gennaio 1584 i presidenti dell’Arca affidarono l’emissione dei mandati al cancelliere, incarico fino a poco tempo prima ricoperto dal quaderniere. Ciascun mandato registra il destinatario del pagamento, la causale (acquisizione di beni o erogazione di servizi e manufatti), la citazione della polizza presentata e la sua posizione archivistica (ad esempio: «in filza n° 2»), il rinvio alla decisione di impegno finanziario desunta dalle delibere, la data cronica, l’ammontare della somma. Evidente interesse presentano le motivazioni di spesa, che indicano con precisione i beni acquisiti (ad esempio: «per brazzi 66 tela a soldi 37 il brazzo» oppure «per resto delle quattro tavole de nogara fatte nel refettorio») e i servizi ottenuti (ad esempio: «per l’accordamento delle campane» oppure «per suo servizio all’organo di San Felice per li mesi di giugno, luglio, agosto millesimo corrente»). I mandati, di solito numerati progressivamente da 1 a n per ciascun anno solare, sono iscritti a registro in colonna unica in ordine cronologico. Dal 1620 (reg. 14.37 [1005]) ciascun registro comprende mandati emessi in più anni solari.

Riscontri puntuali hanno evidenziato l’esatta corrispondenza con i giornali di cassa, nei quali sono riportate le somme oggetto di mandato. Nel 1811, in seguito al cambiamento radicale nei flussi e nelle modalità di gestione contabile, mutò il meccanismo di emissione dei mandati. Per i pagamenti l’Arca, su presentazione di una regolare “polizza” del soggetto che aveva erogato beni o servizi (non si dimentichi che a partire dall’epoca napoleonica diventa pratica corrente l’esazione della tassa di bollo), emetteva un mandato di pagamento scritto su un bollettario madre/figlia: la parte sinistra del bollettario svolgeva funzione analoga a quella dei registri di antico regime; le “figlie”, analoghe ai singoli mandati di pagamento precedentemente scritti su fogli sciolti e raccolti in filze, erano raccolte in filze o pacchi (serie 15).

Una volta eseguito, il pagamento era registrato nei registri di “reversali”, anch’essi in forma di bollettari madre/figlia: pertanto ciascun pagamento effettuato si trova registrato sia nel registro in ordine cronologico sia su singole “bollette” conservate in filze o pacchi, quasi sempre suddivise per capitoli di spesa, corrispondenti dal punto di vista funzionale alle ricevute di antico regime. In effetti, il termine “reversale” indica comunemente proprio la ricevuta, la quietanza.

Per le riscossioni la procedura prevede che ci sia un “ordine di percezione”, impartito dal segretario al cassiere di incassare determinate somme. Talvolta, però, nella documentazione dell’Arca le “percezioni” sono indicate – impropriamente – con il termine “reversali”: per questo uso ambivalente dei due termini da parte dell’amministrazione contabile dell’Arca nelle descrizioni delle unità archivistiche si trova nel titolo critico il termine “percezioni” e in quello testuale “reversali”.

A partire dal 1882, in concomitanza con l’assunzione della carica di segretario da parte di Vittorio Giani, sul medesimo registro si trovano sia i mandati di pagamento sia gli ordini di percezione: con questo sistema era possibile avere una visione complessiva del movimento di denaro in dare e avere. L’uso eccezionale di altre forme di registro sono segnalate nelle descrizioni delle singole unità archivistiche.

In considerazione di questa organizzazione contabile e dei conseguenti metodi documentari, si è deciso di inserire in questa sottoserie:

• nella sotto-sottoserie 2.1 i registri di mandati di pagamento dal 1811 al 1881
• nella sotto-sottoserie 2.2 i registri degli ordini di percezione dal 1811 al 1881
• nella sotto-sottoserie 2.3 i registri che contengono insieme sia i mandati di pagamento sia gli ordini di percezione dal 1882 in poi.

La serie è sostanzialmente completa, in quanto presenta solo piccole lacune (un bollettario del 1811 per i mandati 293-397).

Dal 1899, in esecuzione delle disposizioni contenute nel Regolamento dell’anno precedente, i registri acquisirono la denominazione di “Mandati e reversali”: all’interno di ciascuno le reversali sono nella facciata di sinistra e i mandati in quella di destra.

Nel periodo 1882-1898, l’incarico della scrittura dei mandati pare essere del segretario. Dopo il 1898, invece, la compilazione dei mandati era affidata al contabile, i cui compiti erano puntualmente elencati dal Regolamento del 1898.

Il termine ad quem (1951) è stato deciso in considerazione del fatto che c’è un’indiscutibile continuità, dovuta probabilmente alla presenza come contabile di Giordano Callegari: è un’ulteriore riprova dell’impossibilità di determinare cesure archivistiche identiche per le varie serie.

L’aspetto dei registri, i titoli testuali e le modalità di registrazione dei mandati cambiano, per il perio-do otto-novecentesco, in concomitanza con il cambio dei contabili, secondo lo schema seguente:

*Inventario a stampa, p. 855-942.

Sottoserie 1: 1584-1691