Regolamento dell’archivio
Art. 1 – Oggetto
Il presente Regolamento ha per oggetto l’Archivio della Veneranda Arca di S. Antonio (d’ora in poi denominata Arca).
Art. 2 – Natura e condizione giuridica dell’Archivio
L’Archivio della Veneranda Arca di S. Antonio è costituito dall’insieme dei documenti prodotti o acquisiti dall’Arca nel corso della sua attività a partire dalla sua istituzione fino ad oggi.
L’Archivio è parte costituente del patrimonio dell’Arca.
L’Archivio dell’Arca è di natura giuridica privata.
L’Archivio, in quanto dichiarato di notevole interesse storico dal Soprintendente archivistico per il Veneto con provvedimento emesso in data 17 giugno 2004, è soggetto alla vigilanza della Soprintendenza archivistica per il Veneto, alla quale deve riferirsi per tutto quanto stabilito dal d. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e successive modificazioni.
L’Archivio è bene culturale.
Art. 3 – Principi fondamentali
L’Arca è consapevole che l’Archivio è strumento di autotutela, in quanto i documenti archivistici attestano diritti e situazioni, e patrimonio culturale.
Ritiene pertanto che la conservazione (fisica e intellettuale) dell’Archivio, la sua corretta gestione, la sua messa a disposizione degli studiosi sono attività essenziali e costitutivi della propria ragione d’essere, che si sostanzia nel mantenimento e nell’incremento del patrimonio culturale del complesso conventuale e basilicale del Santo.
L’Archivio, che conserva la memoria amministrativa e storica dell’Arca, della città di Padova e del suo territorio, fornisce la testimonianza dei titoli di proprietà del complesso conventuale e basilicale del Santo, rappresenta una fonte storica di eccezionale importanza e un patrimonio culturale cospicuo.
L’Arca ritiene quindi di perseguire i suoi scopi istituzionali determinando le regole per l’uso corretto di tale patrimonio archivistico.
L’Arca riconosce infine nell’Archivio il fondamento per un’efficace e trasparente opera di studio e valorizzazione del complesso conventuale e basilicale del Santo, delle istituzioni operanti al suo interno (l’Arca stessa nelle sue articolazioni interne e attive sul territorio, la Cappella musicale), tramite l’incentivazione e l’incoraggiamento delle ricerche fondate su documenti d’Archivio, cui intende dare accesso con la più ampia liberalità consentita dalla normativa vigente.
Art. 4 – Sede
L’Archivio è attualmente conservato nelle sale S. Luca e S. Chiara del convento e verrà sistemato in una sede adeguata alla quantità e alla tipologia dei documenti da conservare.
Art. 5 – Eventuali acquisizioni integrative
L’Arca si impegna a rinvenire eventuali documenti in possesso di altre persone giuridiche e ad acquisirli nelle forme consentite dalla legge, integrandoli con opportune modalità descrizionali con il complesso dell’Archivio.
L’Arca si impegna anche ad acquisire in copia, quando possibile, documenti rilevanti per integrare unità archivistiche dell’Archivio e a darne comunque notizia negli strumenti descrittivi.
Art. 6 – Responsabile dell’Archivio
Il responsabile dell’Archivio cura, direttamente o tramite collaboratori, la conservazione, l’ordinamento e l’inventariazione dell’Archivio; cura e promuove la pubblicazione di inventari e documenti; vigila sul rispetto delle norme che ne regolano l’accesso.
Art. 7 – Accesso degli utenti esterni
L’accesso all’Archivio è consentito liberamente e gratuitamente a tutti i cittadini italiani e stranieri per ragioni di studio, di ricerca e di documentazione, secondo gli orari determinati dall’Arca.
Per essere ammessi alla consultazione del materiale documentario dell’Archivio è necessario esibire un documento di identità, compilare e firmare l’apposita domanda di ammissione, che una volta controfirmata dal responsabile dell’Archivio assume valore di autorizzazione alla consultazione.
L’autorizzazione alla consultazione è valida per un anno, a partire dalla data di rilascio della stessa.
Le domande di ammissione devono essere opportunamente conservate e i dati in esse contenuti saranno trattati esclusivamente ai fini delle statistiche riguardanti gli accessi all’Archivio e le relative attività di consultazione, oltre che per la tutela del materiale concesso in consultazione e le conseguenti attività connesse.
Art. 8 – Consultazione da parte degli studiosi
La richiesta del materiale documentario, l’uso e la riconsegna dello stesso avviene secondo le modalità e le regole definite dal responsabile dell’Archivio.
Le modalità e regole di consultazione e le relative responsabilità devono essere opportunamente rese note agli utenti.
Agli utenti è messo a disposizione qualsiasi strumento descrittivo, su supporto cartaceo o digitale, utile ad agevolare la consultazione.
Possono essere esclusi temporaneamente dalla consultazione:
i documenti danneggiati e bisognosi di restauro;
i materiali documentari in corso di riordinamento.
La consultazione del materiale documentario avviene in locali diversi da quelli di deposito.
Al fine di tutelare il materiale documentario, qualora sia posseduta una riproduzione, su qualsiasi supporto, del documento richiesto, questa sarà data in consultazione al posto dell’originale.
Art. 9 – Obblighi dei consultatori
I consultatori non possono eseguire qualsivoglia operazione che metta a rischio la conservazione del materiale, in particolare devono attenersi a quanto prescritto dal successivo art. 10. Ogni comportamento considerato scorretto da parte del responsabile dell’Archivio comporterà, oltre all’allontanamento del consultatore, qualsiasi azione civile e penale ritenuta necessaria.
I consultatori che utilizzano documenti dell’Archivio devono depositare una copia delle loro pubblicazioni nella biblioteca dell’Archivio.
I documenti devono essere citati utilizzando la seguente formula: «I, Padova, Archivio della Veneranda Arca di S. Antonio, serie ***, b./reg. ***, doc. ***».
Art. 10 – Divieti per i consultatori
È assolutamente vietato al consultatore:
introdurre nella sala di consultazione borse, cartelle o altri contenitori;
appoggiare fogli di carta lucidi, trasparenti e oggetti simili sopra i documenti originali e calcare con qualsiasi strumento sugli originali;
apporre segni con qualsiasi strumento sugli originali;
manomettere l’ordine delle carte consegnate all’interno di buste, faldoni, filze, registri, mazzi e altri contenitori;
staccare fogli da filze, registri, mazzi, fascicoli e altre unità archivistiche o contenitori;
aprire in maniera inadeguata filze, registri, volumi e fascicoli;
spostare violentemente, sbattere o colpire le carte sciolte e i documenti rilegati;
disturbare il silenzio.
Art. 11 – Documenti esclusi dalla consultazione
Nel rispetto della normativa vigente in materia di esclusione dal diritto di accesso (d. lgs. 42/2004 e successive modificazioni; d. lgs. 196/2003 e successive modificazioni con particolare riguardo al Codice di deontologia e buona condotta), l’Arca afferma e persegue la massima liberalità nell’accesso ai documenti dell’Archivio.
I documenti esclusi dalla consultazione sono preliminarmente determinati ed elencati dal responsabile dell’Archivio, sentita la Soprintendenza archivistica competente.
Art. 12 – Riproduzione e pubblicazione
La riproduzione dei documenti tramite fotocopiatrice è autorizzata dal responsabile dell’Archivio, che valuta possibili rischi per la conservazione del materiale. Le relative tariffe sono determinate annualmente dalla Presidenza dell’Arca.
La riproduzione fotografica dei documenti con idonei mezzi da parte degli utenti può essere autorizzata dal responsabile dell’Archivio, tenendo conto dei rischi per la conservazione del materiale. I relativi diritti di concessione sono determinati annualmente dalla Presidenza dell’Arca.
Le riproduzioni sono concesse per motivi di studio.
L’eventuale pubblicazione di riproduzioni di documenti deve essere ulteriormente autorizzata dal responsabile dell’Archivio e può essere soggetta a riscossione di diritti, stabiliti annualmente dalla Presidenza dell’Arca.
Art. 13 – Prestito
I documenti dell’Archivio sono consultabili solo in sede.
È escluso il prestito di documenti ai consultatori.
Eventuali richieste di prestito temporaneo per esposizioni e mostre sono vagliate dal responsabile dell’Archivio e accolte con delibera della Presidenza dell’Arca. La concessione di documenti in prestito temporaneo è subordinata al possesso dei requisiti prescritti dalla legge da parte degli organizzatori della mostra e alla adeguata copertura assicurativa. I documenti prestati devono essere preventivamente riprodotti, a spese del richiedente, in copia fotografica o in microfilm o in altra modalità riconosciuta dalla legge, da conservarsi presso l’Archivio.
