Mandati filze 01

MANDATI DI PAGAMENTO (FILZE)

sottoserie 1: 1574-1810
Unità archivistiche: 258 filze, attualmente conservate in 40 buste

sottoserie 2: 1811-1950
Unità archivistiche: 222 filze e fascicoli, attualmente conservate in 223 buste

La serie si articola in due sottoserie: la prima che comprende i documenti dal 1574 al 1810, quasi tutti descritti molto sommariamente dal Cessi; la seconda comprende i documenti dal 1811 al 1950. Si è deciso di introdurre una cesura al 1811, perché dalla documentazione emergono alcuni cambiamenti nella gestione contabile.

La prima sottoserie è costituita da 258 filze di mandati di pagamento e copre, senza soluzione di continuità un arco cronologico di considerevole durata (1574-1810). La struttura che si presenta in questa sede è stata ricostruita attraverso l’analisi e lo studio dei documenti che in un recente passato erano stati gravemente manomessi e collocati in un ordine differente da quello originario. Gli interventi arbitrari di riordino individuabili grazie alle scritture sono in sostanza tre: nel corso dell’Ottocento sono state incollate le etichette con l’errata titolatura di “polizze e filze” che denuncia una mancata individuazione corretta della tipologia documentaria e della procedura amministrativa che l’ha prodotta; l’intervento del Cessi negli anni Trenta del Novecento riprende senza un’analisi critica l’errata denominazione ottocentesca; un recente intervento novecentesco ha cristallizzato l’errore ottocentesco condizionando il materiale in piccoli pacchi costituiti utilizzando carte di recupero e spago. Tale condizionamento novecentesco, che non tiene conto dell’originaria sistemazione in filze, ha però conservato, fortunatamente, il cartoncino originario, al quale era attaccato il filo di canapa della filza.

Ogni unità documentale è scritta su una carta, sul cui v è stata scritta la ricevuta di riscossione.

Ciascun mandato è scritto materialmente dal quaderniere ed è emesso su ordine dei presidenti, rappresentati dal presidente cassiere. La formula utilizzata per il mandato è «De mandato delli reverendi et magnifici signori presidenti della Veneranda Arca di Sant’Antonio», nome del presidente cassiere in carica «esborsar debbi a» nome dell’intestatario del mandato, motivazione di spesa, importo in lire e soldi, data. Seguono le sottoscrizioni autografe di due o tre presidenti, dei quali uno è il guardiano del convento. A partire dal 27 gennaio 1584 i mandati sono scritti e firmati dal cancelliere, a cui è affidata anche la tenuta dei registri di mandati di pagamento.

Ciascuna carta ha sul recto il mandato di pagamento, sul verso la ricevuta di riscossione, ad eccezione degli anni 1806-1807, per i quali si riscontra l’uso di scrivere la ricevuta su un foglio differente, comunque recante il medesimo numero del mandato.

Dopo l’incendio del 1749, parallelamente all’uso di redigere due distinti giornali di cassa, si verifica la procedura di predisporre due filze di mandati, che però mancano per il biennio 1766-1767. A partire dal 1783 i mandati sono su moduli prestampati, con lo stemma dell’Arca al centro, sui quali sono inseriti a penna il nome del beneficiario e l’importo; sono infine apposte le sottoscrizioni del presidente e del cancelliere.

Nella descrizione si è considerata unità archivistica il complesso dei mandati emessi dal medesimo quaderniere/cancelliere.

La seconda sottoserie (1811-1950) continua la precedente, senza grosse novità fino al 1813, quando sono introdotti nuovi moduli prestampati per i mandati di pagamento, che si trovano adottati fino al 1817. A partire dal 1822 i mandati sono raccolti in filza e numerati progressivamente con numero identico a quello delle corrispondenti reversali. I mandati in questo periodo sono privi di firma.

In seguito, al sistema della filza subentra quello dei fascicoli, uno per ciascun capitolo di spesa, denominato prima “allegato” e poi con altri termini segnalati di seguito, talvolta con coperta tal’altra semplicemente legati assieme a costituire un pacco.

Dal 1862 fino al 1881 si riscontra l’uso del termine “ricapiti” come sinonimo di “mandati”.

I criteri di ordinamento con cui sono stati organizzati i mandati dal produttore stesso e con cui sono stati rinvenuti sono all’inizio abbastanza altalenanti, ma comunque riconducibili a due metodi ben precisi: in base al primo metodo i mandati sono ordinati da 1 a n. e disposti uno sopra l’altro in ordine decrescente, che rispetta l’ordine cronologico di emissione; in base al secondo metodo sono raggruppati per “allegati”, cioè per capitoli di spesa, in numero variabile, dei quali talvolta è indicato, oltre al numero, anche un titolo e tal’altra sono individuati solo con un numero senza alcun titolo. Sia il numero sia i titoli degli “allegati” variano di anno in anno.

Dal 1850 ciascun “titolo” è talvolta suddiviso in “fascicoli”, che variano anno per anno.

Solitamente l’organizzazione in aggregazioni avviene su base annua (tenendo presenti le differenti cadenze dell’anno contabile), ma nel periodo 1868-1878 i mandati sono raccolti in fascicoli per “allegato” decennali, talvolta molto consistenti e nel 1879-1880 i mandati sono in fascicoli biennali per “allegato”.

Nel 1881 torna la denominazione originaria di “mandati e reversali”, che sono scritti entrambi su moduli prestampati. A partire dal 1881 si stabilizzano i titoli degli “allegati”: gli “allegati” 1-11 e speciale riguardano le reversali; quelli 12-23 e speciale i mandati. Nel periodo 1882-1886 gli ordini di pagamento e di percezione sono suddivisi per allegati, ciascun fascicolo è inserito in apposita camicia e poi ulteriormente in altre camicie riassuntive. Dal 1882 al 1893 i documenti sono suddivisi tra parte attiva (ordini di percezione) e parte passiva (ordini di pagamento). Nel 1894 sia gli ordini di percezione sia i mandati sono in ordine cronologico. Durante l’esercizio 1897 gli “ordini di pagamento” sono su moduli prestampati, firmati dal segretario e da due presidenti. Ogni ordine di pagamento riporta un estratto, in forma tabellare, del bilancio di previsione per il capitolo di spesa interessato. Ogni ordine di pagamento contiene l’estratto della relativa delibera con la quietanza del destinario del pagamento firmata. Sono ordinati per categorie di bilancio e il mandato funge da camicia per gli allegati. Ciascun ordine di percezione riporta il numero, attribuito in base alla sequenza cronologica, la ditta che conferisce il denaro e la somma percepita; in calce la ricevuta a firma del cassiere. Gli ordini di percezione, originariamene su doppi fogli, rinvenuti però mutili della pagina bianca, sono aggregati per «categorie».

Anche nel 1898 sono utilizzati moduli prestampati sia per gli ordini di pagamento sia per gli ordini di percezione, che sono firmati dal segretario e dal cassiere. Su ciascun ordine di pagamento in alto, accanto al bollo, è scritta la categoria del “nuovo titolario” entrato in uso probabilmente con il regolamento del 1898. Il 2 marzo 1898, infatti, la delibera n. 100 della Presidenza approva il regolamento dell’amministrazione della Veneranda Arca nel quale si determinano i compiti del segretario, figura chiave per il funzionamento dell’ente. Il segretario, infatti, dipendeva dalla Presidenza ed era a capo di tutti gli impiegati. Il regolamento definisce anche i compiti del cassiere.

Durante l’esercizio 1899 sono utilizzati sia moduli prestampati con la dicitura di “mandato” sia moduli prestampati con la dicitura “ordini di pagamento”. Ogni mandato presenta il prospetto di bilancio, secondo quanto prescritto dal regolamento del 1898, art. 58 («ogni mandato conterrà uno specchietto relativo al movimento e alla situazione del relativo articolo di bilancio»). La struttura di ciascun mandato segue un formulario ben preciso del genere «Il cassiere presso la Veneranda Arca di S. Antonio pagherà al Tal dei Tali lire tot diconsi L. tot quali sono in causa di [motivazione], ritirandone la corrispondente ricevuta per di lui scarico. Padova dalla Ragioneria presso l’Arca suddetta il giorno tale». In calce si trova la quietanza di chi ha ricevuto il denaro.

Nel 1922, con la deliberazione del 1° febbraio, è adottato un nuovo regolamento d’amministrazione, che sostituisce quello del 1898. In base a tale regolamento ciascun mandato e ciascuna reversale sono firmati dal segretario, dal contabile e dal presidente. Il regolamento stabilisce i compiti del segretario, che dipende direttamente dalla presidenza, dirige il servizio amministrativo e vigila sull’andamento generale ed economico dell’amministrazione, sul funzionamento degli uffici e sovraintende a tutto il personale.

Il regolamento, all’art. 37, definisce anche i compiti del contabile.

Dal 1899 al 1943 il “titolario” contabile presenta 26 categorie di bilancio per i mandati e 20 categorie per le reversali. Ciascun mandato è firmato da segretario, contabile, 2 presidenti e poi nella parte inferiore per quietanza dal cassiere.

Nel periodo 1898-1946 i mandati e le reversali sono conservati insieme per ogni anno contabile, suddivisi in fascicoletti per ciascuna categoria di bilancio. Tale ordine che riflette un evidente uso amministrativo, è stato mantenuto dove possibile in sede di riordino: nel predisporre le unità di condizionamento è stata mantenuta la suddivisione in capitoli di bilancio, che è stata evidenziata anche nella scheda di descrizione, aggiungendo anche il numero totale di mandati e di reversali. Dal 1947 al 1950 i mandati e le reversali sono stati rinvenuti conservati distinti, ma raccolti in ordine progressivo da 1 a n, così sono stati lasciati.

Va anche sottolineato che l’uniformità della serie è garantita dalla longevità di servizio dei segretari Vittorio Giani, Cesare Canella e del contabile Eugenio Reati, che riveste questo ruolo ininterrottamente dal 1899 al 1945.

*Inventario a stampa, p. 943-1049.

Sottoserie 1: 1574-1807