Criteri di riordino e di descrizione inventariale
Criteri di riordino e di descrizione inventariale
§ 1. L’archivio della Veneranda Arca del Santo
Il complesso basilicale del Santo di Padova e la vita religiosa dei frati, che ufficiavano le funzioni e risiedevano nel convento, fin dalla loro fondazione e insediamento a Padova furono amministrati da due enti differenti, la Veneranda Arca del Santo e l’Ordine francescano dei frati minori conventuali. Entrambi gli istituti avevano un archivio distinto in cui conservavano la documentazione prodotta nel corso della propria attività. Accanto a queste due istituzioni era attiva anche la Scoletta del Santo, una confraternita devozionale, anch’essa produttrice di un proprio archivio. Le differenti sorti che coinvolsero i tre distinti soggetti produttori all’inizio del XIX secolo determinarono anche un diverso destino per i tre archivi. La soppressione degli ordini religiosi a seguito dell’applicazione dei decreti napoleonici del 28 luglio 1806 e del 25 aprile 1810 costrinse i frati ad abbandonare il convento e comportò la confisca dei beni conventuali. Tra questi ultimi vi era anche l’archivio dell’ordine, che fu sequestrato dalle autorità, indemaniato e consegnato alla locale Intendenza di finanza. Nel 1848, grazie all’intervento di Giovanni Battista Valvasori, l’archivio della congregazione, seppur con numerose perdite, fu versato al neo istituito Archivio comunale e collocato da Andrea Gloria nella sezione antica; attualmente si trova nell’Archivio di Stato di Padova.
Diverse furono invece le sorti della Veneranda Arca, sopravvissuta agli avvenimenti del periodo rivoluzionario proprio grazie alla sua natura giuridica di fabbriceria, che le consentì di operare con continuità da più di seicento anni fino ai giorni nostri. Il patrimonio archivistico della fabbriceria si è mantenuto intatto fin dalle sue origini e si è accresciuto nel corso dei secoli senza subire sostanziali perdite, alterazioni o cambiamenti traumatici di sede. L’archivio della Veneranda Arca del Santo consta di circa 260 metri di documentazione. Prima del costituirsi dell’Arca, nel periodo ducentesco e, in parte, trecentesco i fondi destinati alla fabbrica erano gestiti, a partire dal 1265, dai massari, di nomina municipale, deputati alla manutenzione della basilica; conseguentemente i documenti prodotti da quell’ufficio, temporaneo e dalla competenza ben delineata, rientravano fra quelli afferenti alla cancelleria comunale, che andarono persi nell’incendio del 1420.
A partire dal 1396, in concomitanza con la regolamentazione di un’istituzione stabile, si cominciò a produrre in proprio documentazione per la gestione e l’amministrazione dei beni e a dettare norme sempre più dettagliate e precise circa l’organizzazione dell’archivio. Risale al 27 dicembre 1486 la parte relativa alla trascrizione delle decisioni dei massari su apposito registro, da conservare nella sacrestia della basilica:
Difatti, dal 1486 la documentazione prodotta dalla Veneranda Arca nello svolgimento della propria attività è registrata e raccolta sistematicamente. Quell’anno inizia la compilazione dei registri delle parti e degli atti della presidenza, la cui serie organica comprende tutte le decisioni assunte dalla fine del XV secolo fino al XX.
Di qualche anno anteriore, e precisamente del 1471, è la disposizione riguardante la registrazione delle entrate e delle uscite dalla cassa dell’istituto, emanata nel contesto della seconda regolamentazione generale dell’Arca, che denota la consapevolezza della necessità di buona tenuta dei libri contabili ai fini di una corretta amministrazione:
Comunque, come si può agevolmente ricavare dai cappelli introduttivi alle singole serie, qualsiasi pratica documentaria in uso all’interno dell’Arca trova il suo fondamento in precise e puntuali disposizioni deliberative o regolamentari interne o, talora, esterne ed è il prodotto di procedimenti amministrativi ampiamente e rigidamente normati.
§ 2. Linee generali di intervento
I criteri con i quali è stata condotta l’attività di riordino e di descrizione inventariale sono stati inevitabilmente condizionati dalle vicende istituzionali dell’Arca. L’elemento che ha costituito filo conduttore unificante delle singole scelte è costituito dal fatto che non esiste soluzione di continuità nell’esistenza e nell’attività dell’istituzione. Le cesure riscontrabili sono da attribuire a nuove normative specifiche o a mutate prassi documentarie o a decisioni dei singoli responsabili di talune procedure amministrative e gestionali. Inaccettabile è quindi la suddivisione su base cronologica, introdotta da Roberto Cessi e continuata dai successori, tra antico regime ed epoca otto-novecentesca: lo dimostrano le periodizzazioni “sfrangiate” che sono state riscontrate e mantenute all’interno delle singole serie.
Punto fermo su cui si è basata l’intera operazione è stato quindi di considerare aperta la pressoché totalità delle serie, che partono dal Medioevo e arrivano a oggi, salvo qualche isolata eccezione. Mentre la ricognizione ha interessato l’intero complesso archivistico, sia pure con difficoltà notevoli determinate dalla reiterata e scriteriata dispersione dei materiali nel vasto complesso architettonico del Santo, la descrizione inventariale si ferma, grosso modo e dove possibile, alla seconda guerra mondiale, nel senso che, se un registro – ad esempio – inizia prima del 1945, ma termina nel 1953, è stato comunque incluso nella descrizione: questo a ulteriore conferma che le serie continuano anche dopo il termine che ci si è imposti.
Questa scelta ha determinato quella – consequenziale – di attribuire a ciascuna unità archivistica un numero identificativo composito, costituito da almeno due elementi: il primo numero indica la serie, il secondo l’unità all’interno di quella serie. Tale impostazione, che consente l’incremento naturale delle serie, è in linea con gli standard descrittivi internazionali dettati dal Consiglio internazionale degli archivi, in particolare con ISAD (G), alla cui base sta una filosofia descrittiva multilivellare che parte da un livello “alto” (il fondo) e scende ad albero a livelli via via più analitici (serie, sottoserie, sotto-sottoserie, unità archivistiche, unità documentali).
Oltre a questo riferimento metodologico ineludibile, entrato ormai come dato acquisito della professione archivistica di qualità, nel corso del lavoro si è prestata attenzione a un altro caposaldo metodologico importante: il rispetto dell’ordine originario, quello voluto dal cosiddetto “produttore” d’archivio, inteso come espressione concreta delle scelte organizzative dell’Arca e come manifestazione del suo modo di essere e di agire. Questo approccio metodologico, tipicamente archivistico, è completamente differente da precedenti metodi descrittivi riscontrati nell’archivio dell’Arca, che viceversa hanno privilegiato la notizia e il contenuto informativo dei documenti, tralasciando la struttura del complesso archivistico e la sedimentazione quotidiana delle carte, molto importante invece per conoscere in modo autentico le vicende e l’organizzazione dell’istituzione. Di conseguenza, per tener fede a questi ideali descrittivi, è sorta la necessità di procedere a descrizioni più accurate e più “filologiche” rispetto a quelle, peraltro parziali, disponibili finora. Il che non significa necessariamente che le descrizioni debbano essere analitiche, ma che comunque debbano essere sempre giustificate da rinvii ai molteplici contesti necessari per una corretta comprensione e utilizzazione dei documenti stessi.
Tutto questo spiega la necessità, correttamente avvertita dall’Arca, di disporre di una descrizione inventariale, prima di tutto conseguente a un corretto riordino dei documenti e alla ricostruzione – almeno fin dove è possibile – della struttura originaria e poi in linea con le riflessioni più aggiornate della dottrina archivistica circa la presentazione delle descrizioni con un adeguato corredo di strumenti interpretativi. La proposta di un riordino dei documenti, infatti, è l’esito finale di un percorso di ricerca e di un’interpretazione critica dei molteplici legami sviluppatisi nel corso del tempo tra istituzione produttrice e archivio e tra documento e documento. Il contributo professionale dell’archivista consiste nel descrivere, con velleità di indiscussa oggettività, i documenti e gli archivi, che per loro natura sono spesso criptici e di difficile o, per lo meno, non immediata interpretazione, fornendo al consultatore non solo l’indicazione se il documento c’è e dov’è, ma soprattutto le informazioni strumentali per la corretta valutazione della portata informativa del singolo documento. La scelta stessa di indicare determinati elementi descrittori, oltre quelli minimi prescritti dagli standard, per individuare in maniera univoca l’unità archivistica è frutto di una riflessione critica.
§ 3. Le descrizioni archivistiche precedenti
Decidere di predisporre una descrizione nuova e scientificamente fondata è stata, nel caso specifico dell’Arca, una scelta per certi versi difficile e tormentata, in quanto esistevano già strumenti descrittivi usati dagli studiosi per le loro ricerche. Si trattava però, nonostante l’autorevolezza dei precedenti descrittori, di realizzazioni parziali e impostate con metodi non rigorosamente archivistici.
Esistono, infatti, oltre a notatori e catastici più o meno coevi predisposti per finalità amministrative da personale dell’Arca (attualmente reperibili nella serie 6), due strumenti molto analitici, anche se circoscritti alla serie “Processi”: il catastico di Marco Locatelli (anteriore al 1743) e il catastico del notaio Giulio Duranetti e relativi indici (1743), ora reperibili nella serie 11 (Processi). Nel caso dei notatori e degli strumenti descrittivi di natura amministrativa si è provveduto a segnalare puntualmente a quali unità archivistiche si riferiscono e a specificare i sistemi di rinvio: il che ha comportato anche il mantenimento o il ripristino della cartulazione originaria dei pezzi. La vicenda dei due catastici settecenteschi è ancora più singolare: i consultatori hanno sempre citato il catastico Duranetti, di cui si sono rinvenuti all’inizio del lavoro di riordino solo gli indici, mentre è stato molto laborioso rintracciare i registri del catastico vero e proprio, andati dispersi nei meandri delle soffitte del complesso basilicale. Attualmente il catastico Duranetti è perfettamente funzionante e costituisce un utile strumento di accesso alla serie dei Processi.
Un fascicolo della serie ottocentesca del carteggio documenta un tentativo di sistemazione dell’archivio storico e di riorganizzazione dell’archivio corrente, precocemente abortito, risalente al 1812-1813: l’iniziativa rispondeva pienamente alle esigenze dell’epoca, in quanto la cesura, sia pure attenuata all’interno dell’Arca, determinata dai rivolgimenti politico-istituzionali di carattere generale, induceva a riordinare la documentazione prodotta nei secoli precedenti, avvertita come qualcosa di estraneo e, talora, incomprensibile sebbene ancora utile, per le esigenze amministrative contemporanee e nel contempo a cercare un nuovo sistema di organizzazione dell’archivio in formazione. Un foglietto scritto a matita all’interno del fascicolo riporta i particolari, anche tecnici, di tale intervento.
Dopo il fallito tentativo del 1812, fu attribuito, con determina del 26 marzo 1813, un nuovo incarico a Giacomo Capitanio. Non si hanno però riscontri oggettivi sull’efficacia del suo intervento, che l’appunto manoscritto definisce “senza effetto”.
Qualche risultato ottenne Giovanni Francesco Martinelli, sul cui operato ragguaglia una relazione di Nicolò de Lazara, datata 22 gennaio 1839:
L’intervento del Martinelli si connota per la redazione di un quadro di classificazione che doveva servire non solo per consentire una stratificazione ordinata dell’archivio, ma anche una sistemazione ex post dei documenti prodotti tra il 1820 e il 1839: assolutamente in linea con le tendenze archivistiche dell’epoca, che utilizzarono l’innovativo strumento del titolario, introdotto dal sistema della registratura, come schema entro il quale far confluire anche la produzione documentaria precedente.
Una decina di anni dopo, precisamente nel 1849, l’Arca affidò il compito di riordinare l’archivio ad Andrea Gloria, che proprio in quegli anni stava riorganizzando l’archivio della comunità cittadina nei locali del convento. Nella lettera del 20 novembre 1854 ai presidenti dell’Arca il Gloria stesso spiega dettagliatamente il lavoro svolto, consistito nella protocollazione ex post dei documenti e nell’apposizione di etichette, ancor oggi presenti.
Dopo quello del Gloria non si hanno ulteriori notizie di interventi sull’archivio nel corso dell’Ottocento. Risalgono invece al Novecento altri due strumenti descrittivi, esiti finali di altrettanti interventi di riordino. Il primo predisposto da Roberto Cessi, in seguito all’incarico conferitogli nel 1930, è un inventario molto sommario, che all’apparenza ricostruisce le serie, peraltro mai esplicitamente dichiarate e spiegate, ma lascia una quantità cospicua di zone d’ombra, confermate, ad esempio, dal rinvenimento in archivio di un corposo fascicolo, non segnalato nell’inventario, intitolato «Miscellanea (corrispondenza, atti ecc.) da esaminare», di documenti incomprensibilmente trascurati, dalla presenza nell’archivio di cassette di fattura ottocentesca contenenti documenti minuti non descritti neanche sommariamente, residuo evidente di avventati smembramenti di fascicoli, che sono stati ricomposti in occasione del presente intervento e da parecchi casi di mancato riconoscimento delle unità archivistiche e della reale natura dei documenti (in particolare i n. 962-968). Alcuni interventi del Cessi affondano le loro radici nell’intervento ottocentesco di Andrea Gloria, che deve essere intervenuto nel riorganizzare i documenti sciolti.
Il secondo strumento descrittivo novecentesco è il Catalogo dattiloscritto di padre Giovanni Luisetto, uno strumento apparentemente esaustivo, perché molto analitico, in sostanza però carente dal punto di vista della ricostruzione della struttura dell’archivio, di cui non prende in considerazione tutto il materiale, ma solamente il carteggio. La presenza di cassette di cartone coeve alla documentazione otto-novecentesca con dorso parlante, rinvenute vuote, testimonia interventi destrutturanti dell’archivio, forse non totalmente imputabili a padre Luisetto.
§ 4. Il percorso per ricostruire la struttura archivistica originaria
Nel lungo percorso di ricostruzione della struttura originaria dell’archivio si è cercato di mettere in pratica l’indicazione, frutto di una lunga e gloriosa tradizione archivistica, ripresa anche da Diana Toccafondi in merito al lavoro di descrizione archivistica: osservare, descrivere, comprendere. Il metodo riassunto in questi tre verbi esplicita con efficacia come si è svolto il processo di riordino e di descrizione dell’archivio.
Osservare ha significato analizzare ogni singola componente l’archivio (documento, fascicolo, registro, serie, strumenti di corredo coevi o posteriori) per comprendere non solo il prodotto documentario finale, quale si può esaminare ancor oggi, ma l’iter formativo, i processi di produzione documentaria, intesi come espressione concreta e tangibile di precise e determinate procedure amministrative. Dal punto di vista operativo, quindi, si è effettuata per prima cosa una ricognizione delle singole unità archivistiche, durante la quale sono stati analizzati sia i contenuti sia l’aspetto esterno e le segnature antiche, che nella quasi totalità dei casi costituiscono un prezioso filo d’Arianna per ricostruire le serie. Nel corso di questa prima fase non si è trascurato alcun particolare e soprattutto ci si sono poste numerose domande che hanno permesso di identificare in modo univoco persone e istituzioni e di accumulare informazioni sulle vicende dell’istituzione, sull’organizzazione delle scritture, sulla struttura dell’archivio.
Comprendere è stata sia la fase intermedia del cammino sia il risultato finale, in quanto ha comportato mettere a fuoco i meccanismi di funzionamento dell’Arca nel corso dei secoli, attività basilare e ineludibile per consentire un riordino “filologico” dell’archivio, attento all’assetto voluto dal produttore stesso nella fase della formazione e in quella di conservazione e utilizzo delle scritture, per ripristinare le serie originarie, per rimettere in uso gli strumenti descrittivi coevi, per fornire al consultatore un bagaglio di conoscenze di contesto indispensabili per una corretta interpretazione dell’archivio. Comprendere è stato strumentale al riordino e alla descrizione, ma nel contempo costituisce il prodotto scientifico che si offre, a conclusione del lavoro, alla comunità degli studiosi e dei futuri conservatori, che non dovranno limitarsi a semplici condizionamenti materiali, spesso ignari della natura dei documenti, ma potranno realizzare strumenti descrittivi più analitici e mantenere una struttura significativa del complesso archivistico.
La conseguente descrizione è stata quindi l’esito finale di un processo complesso: le scelte sono state vagliate con cura per differenti aspetti. Le informazioni circa l’organizzazione dell’archivio e le sue “manipolazioni” successive, talune determinate dall’uso interno, talaltre da superfetazioni storiografiche e archivistiche, espressione ciascuna della temperie amministrativa e culturale in cui era stata concepita, hanno consentito di decidere prima di tutto il livello di analiticità. Talune serie, ricostruite nella loro pressoché totale integrità, sanando dispersioni a volte vistose, costituite da registri e magari servite da mezzi di corredo coevi, sono state descritte a livello di unità archivistica: è il caso, per esempio, della serie “Parti e atti”, che si può considerare l’asse portante dell’archivio, insieme agli “Statuti”, perché informa sulle decisioni interne ed esterne che hanno determinato e modellato la vita dell’istituzione. I registri delle parti, costituiti ab origine riunendo in sequenza cronologica le singole parti, sono ciascuno un’unità archivistica descritta nel presente inventario con i seguenti elementi identificativi e descrittivi: numero identificativo (costituito da due componenti: il numero della serie e dell’unità), segnalazione del numero con cui compare nell’inventario Cessi; estremi cronologici puntuali; titolo attribuito; titolo testuale; nome del cancelliere incaricato della stesura dei verbali; descrizione fisica, comprese le etichette e altri “segnali” e, infine, vecchia segnatura, molto significativa perché permette di ricostruire non solo l’ordine originario, ma anche l’organizzazione e la collocazione fisica dei documenti. La scelta di adottare un identificativo numerico composito è anch’essa determinata dal fatto che molte serie sono tuttora “aperte”, vale a dire suscettibili di incremento; perciò tale tipo di identificativo consente di aggiungere le successive unità a quelle già inventariate.
Altro esempio di descrizione a livello di unità archivistica è offerto dalla serie Libri giornali che consentono di conoscere i movimenti di denaro, per la quale, oltre alle informazioni già analizzate nell’esempio precedente, si è sempre indicato il libro mastro corrispondente, onde consentire ai consultatori di “navigare” logicamente all’interno dell’archivio. Si è indicato anche il nome del cassiere in modo da suggerire percorsi biografici, agevolati dall’indice dei nomi, ricostruzioni e riflessioni di carattere istituzionale.
Scelta differente è stata fatta per le serie, il cui ordinamento è stato gravemente compromesso da deprecabili interventi precedenti oppure descritte in altri strumenti a livello di unità di condizionamento oppure gravemente lacunose o disordinate: ad esempio, la serie Lettere e carteggio di antico regime, dal Cessi denominata Atti e lettere dei Presidenti e ai Presidenti, più volte rimaneggiata e malamente riordinata, i cui documenti erano disseminati per tutto l’archivio nelle serie “artificiali” più fantasiose.
A fronte di descrizioni molto sommarie, del genere “Atti vari”, si è deciso – ben coscienti del gravoso onere cui si andava incontro – di collocare i documenti in ordine cronologico, quello – per intenderci – nel quale erano sicuramente conservati ab origine, e di descriverli a livello di unità documentale, cercando peraltro di mantenere eventuali fascicoli costituiti dal produttore.
Nel caso della serie Lettere e carteggio di antico regime, oltre alla vecchia segnatura (VS) è stata indicata, se presente, anche la segnatura precedente (SP), intendendo con tale indicazione quella attribuita da precedenti riordinatori.
Si è cercato di datare criticamente le lettere senza data e di identificare le persone, con integrazioni critiche, ad esempio del nome di battesimo, ricorrendo a repertori o altri strumenti, e utilizzando le informazioni già ricavate in precedenza dall’archivio stesso.
Analogo trattamento è stato riservato ai documenti che il Cessi aveva collocato in 6 cassette (962-968), contenenti in prevalenza materiale di natura contabile molto analitico, descritto sommariamente come Polizze, fatture, ricevute e conti.
Altra questione che si è dovuta risolvere è relativa alla periodizzazione: quella, assolutamente ingiustificata e modellata su eventi esterni non pertinenti, tra antico regime ed età otto-novecentesca non reggeva e lo dimostra il fatto stesso che le serie abbozzate dal Cessi terminano in epoche tra di loro differenti. Né vicende istituzionali (l’Arca non ha subito né soppressioni né indemaniazioni, al contrario di quanto è avvenuto per la comunità conventuale) né organizzazione amministrativo-archivistica evidenziano frattura alcuna. Anzi, si nota una sostanziale continuità nelle serie, sottolineata dalla continuità di lavoro del cancelliere Antonio Piazza: un solo registro comprende le deliberazioni dal 15 dicembre 1796 al 22 luglio 1803. Solo nel 1817, dopo una lacuna inspiegabile, lo stesso Antonio Piazza introduce alcune modifiche nella forma delle verbalizzazioni.
Si è perciò deciso di mantenere, per quanto possibile, l’unità delle serie, indicando gli elementi di continuità e di frattura, dando conto delle novità con puntuali riferimenti alle deliberazioni e ai regolamenti. Una novità, ad esempio, è costituita dall’introduzione del sistema della registratura a partire dal 1° gennaio 1812, data da cui inizia la serie dei registri di protocollo e relativi indici, peraltro non presi in considerazione da padre Luisetto, che descrive in parte il carteggio. Per comprensibili questioni di riservatezza, in linea peraltro con la normativa specifica, si è deciso di rendere pubblica la descrizione del materiale prodotto fino all’incirca al 1945: scelta possibile, grazie al fatto che la segnatura attribuita durante questo intervento di riordino e inventariazione è composta da due numeri, il primo dei quali indica la serie, il secondo l’unità archivistica. Il tema della segnatura non è banale, come si evince anche dalle riflessioni di Mario Fanti in merito ai riordini e alle descrizioni dell’archivio di San Petronio. Il presente inventario, quindi, prende in considerazione il materiale prodotto fino al 1945 circa, includendo però le unità iniziate prima di tale anno e chiuse anche in anni successivi: un’ulteriore prova – ove ce ne fosse bisogno – della mancanza di cesure generali.
Le informazioni relative ai differenti contesti, necessarie per comprendere la fisionomia e le vicende del soggetto produttore, trovano posto nel capitolo precedente, mentre nei cappelli introduttivi alle singole serie sono state collocate le notizie specifiche relative a scelte particolari riguardanti solo quel settore dell’archivio, tipologie documentarie, meccanismi amministrativi e responsabili dell’attività, trattamento dei documenti nel passato e durante questo lavoro, in modo da supportare il consultatore con riferimenti, ad esempio, alla normativa, statale o regolamentare interna, che ha determinato i procedimenti amministrativi e usi documentari.
Novità sostanziale del presente intervento di riordino e inventariazione è costituita dalla completezza dell’operazione, che ha preso in considerazione tutto il materiale rinvenuto nelle differenti sedi del complesso basilicale e di fornire quindi uno strumento descrittivo esaustivo in grado di ricomporre in unità spezzoni di archivio e frammenti ingiustificatamente costituiti in passato. In particolare, è stato esaminato e descritto a livello di unità documentale il cospicuo materiale cartografico e iconografico, per il quale è stata predisposta un’apposita scheda, nella quale è indicata anche la collocazione della riproduzione digitale effettuata per la quasi totalità dei disegni e progetti, eccettuati solo quelli di grandissimo formato e gli spolveri. Per la prima volta si è proceduto a una rilevazione sistematica dei documenti che testimoniano passo per passo i consistenti lavori di decorazione effettuati nei secoli XIX e XX. Questo tipo di materiale, sparso in molte sedi all’interno del complesso basilicale, è stato riordinato in serie, ciascuna delle quali relativa a uno specifico oggetto di intervento (cappelle, porte, pulpito, etc.) o a un cantiere, tranne alcuni casi nei quali sono stati riuniti in un’unica serie i progetti di alcuni artisti che hanno lavorato in più occasioni e in più cantieri per la basilica (ad esempio, Casanova e Pogliaghi). Alcuni pezzi iconografici rinvenuti come allegati nei fascicoli del Carteggio otto-novecentesco sono stati lasciati in quella posizione, ma con opportuni rinvii di collegamento alle serie relative ai cantieri o agli interventi. Del resto, i cappelli introduttivi alle singole serie iconografiche si sono avvalsi dei documenti amministrativi per datare materiali privi di datazione esplicita e per contestualizzarli adeguatamente, arricchendo talora in maniera cospicua le informazioni note sui singoli artisti e sulle maestranze che hanno lavorato al Santo. Ciascuna scheda descrittiva è relativa a un documento e riporta, come è possibile vedere nell’esempio che segue, il numero identificativo articolato in serie e documento, la data, il titolo, la descrizione fisica, eventuali annotazioni, lo stato di conservazione, la vecchia segnatura, la bibliografia, le eventuali riproduzioni e la loro collocazione.
L’attività di riordino ha consentito di produrre un albero coerente delle serie riprodotto nel Sommario. La schedatura preliminare, il riordino e la predisposizione della descrizione inventariale sono state accompagnate dallo studio delle vicende istituzionali dell’Arca. Questo tipo di ricerche ha consentito di individuare e ripristinare in modo filologico l’ordinamento originario dell’archivio, di descrivere in modo accurato e secondo gli standard il materiale archivistico, di ricostruire sulla scorta dei documenti le vicende istituzionali dell’Arca, non sempre note nei dettagli, predisporre elenchi a corredo del lavoro complessivo: presidenti e dipendenti che hanno ricoperto certi uffici o lavorato in certi settori.
Completa l’opera l’Indice dei nomi di persona e famiglia, località, istituzioni e cariche, dignità ecclesiastiche, autori citati, oggetti rilevanti, per il quale si è scelto di predisporre un indice unico con caratteri differenziati dei lemmi presenti nella sezione descrittiva dell’inventario, in modo da incrementare il tasso di serendipità dello strumento. Tale indice è strumento indispensabile per l’accesso puntuale alle informazioni fornite dai documenti, tanto più utile in presenza di una struttura archivistica complessa, cospicua quantitativamente e devastata da precedenti interventi di riordinatori poco attenti alla conservazione dell’organizzazione originaria, in quanto consente collegamenti tra serie differenti e ripropone unitarietà sia procedimentale sia biografica, istituzionale e geografica.
L’indice, predisposto man mano che si procedeva con il riordino e l’inventariazione, ha consentito in corso d’opera di verificare la correttezza e la qualità delle descrizioni inventariali, di completare le informazioni rilevabili solo parzialmente dai documenti. L’indice, difatti, è – e deve essere – strumento critico, redatto nel rispetto delle regole ineludibili di distinzione/disam-biguazione degli omonimi e di riunificazione delle varianti riferite alla medesima entità, operazioni che hanno richiesto spesso ricerche collaterali per scegliere la denominazione corretta con la quale individuare le entità (persone, luoghi, istituzioni), anche per le oscillazioni grafiche derivanti dalla trasposizione per iscritto di nomi tràditi spesso solo oralmente.
Le scelte specifiche e le tecniche di comunicazione adottate sono illustrate in testa allo strumento.
